Investigasi Kecurangan di dalam Perusahaan – Seri 1

Investigasi yang dirancang secara khusus :

Mengapa setiap kecurangan dalam perusahaan membutuhkan pendekatan investigatif yang berbeda?

Karena seorang investigator harus memahami kasus, menentukan arah, memilih metode, menguji indikasi, melakukan verifikasi, dan mengambil pertimbangan investigatif.

Memahami kompleksitas kecurangan yang terjadi di dalam perusahaan

Pertanyaan awal pada investigasi kecurangan di dalam perusahaan bukan selalu “siapa pelakunya?”
Sering kali pertanyaan yang jauh lebih penting adalah:

Apa sebenarnya yang sedang terjadi?

Sebuah transaksi terlihat tidak biasa. Seorang manager mulai menunjukkan pola perilaku yang berbeda. Ada keputusan bisnis yang selalu menguntungkan pihak tertentu. Salah satu atau beberapa vendor selalu mendapatkan pekerjaan meskipun terjadi beberapa permasalahan, padahal ada alternatif vendor lain yang lebih profesional. Atau terdapat temuan perbedaan antara apa yang tercatat dalam dokumen dengan apa yang sebenarnya terjadi di lapangan, namun vendor-vendor semacam ini tetap dipertahankan bahkan tidak pernah diberikan surat peringatan. Apa sebenarnya yang terjadi?

Semua itu dapat menjadi indikasi.

Tetapi indikasi bukanlah kesimpulan. Di sinilah investigasi kecurangan di dalam perusahaan mulai dibutuhkan untuk melakukan pendekatan investigatif yang berbeda.

Tidak ada dua kasus yang benar-benar sama

Pada tahap awal, banyak dugaan kecurangan terlihat sederhana, bahkan mungkin dianggap sebagai kesalahan yang tidak disengaja. Jika tidak didalami, hal-hal semacam ini akan terlewati begitu saja dan jika diteliti lebih lanjut dapat menjadi salah satu indikasi kecurangan.

Sebuah perusahaan mungkin memiliki informasi bahwa terdapat produk yang hilang atau stok barang yang kurang, bahkan saat melakukan audit stok barang  di gudang ditemukan ada kemasan berisi produk bekas berarti terjadi penukaran dengan produk baru. Satu orang yang dicurigai bertanggung jawab, dalam hal ini Investigator tidak dapat langsung berhenti pada informasi tersebut.
Pertanyaan berikutnya segera muncul:

• Siapa saja yang memiliki akses?
• Siapa yang memberikan persetujuan?
• Siapa yang mengetahui transaksi tersebut?
• Siapa yang memperoleh manfaat?
• Apakah transaksi tersebut merupakan kejadian tunggal?

Ketika pertanyaan tersebut mulai ditelusuri, sering kali gambaran awal berubah.
Subyek yang semula terlihat sebagai satu-satunya pihak yang perlu diperhatikan ternyata memiliki hubungan dekat dengan beberapa individu lain.

Transaksi yang terlihat berdiri sendiri ternyata memiliki pola dan aktivitas yang pada awalnya dianggap sebagai kesalahan administratif tetapi kemudian dapat menunjukkan sesuatu yang berbeda setelah dibandingkan dengan informasi lainnya.

Karena itu, setiap investigasi kecurangan dalam perusahaan membutuhkan pendekatan khusus.

Perusahaan menentukan lingkungan investigasi

Investigator tidak bekerja dalam ruang kosong, Ia bekerja di dalam lingkungan perusahaan yang memiliki budaya, struktur, proses bisnis dan manusia dengan karakter yang berbeda.

Investigasi pada perusahaan keluarga berskala kecil tentu memiliki dinamika yang berbeda dengan perusahaan keluarga berskala besar.

Demikian pula perusahaan yang memiliki managemen profesional, kantor-kantor cabang, jaringan vendor, mitra bisnis atau operasi lintas wilayah. Struktur organisasi formal dapat memberikan gambaran awal.
Namun investigator wajib untuk memahami struktur yang tidak tertulis dan wajib melakukan investigasi di luar lingkup operasional apabila dianggap perlu.

• Siapa yang sebenarnya menjadi tempat bertanya?
• Siapa yang memiliki pengaruh?
• Siapa yang dipercaya?
• Siapa yang selalu terlibat sebelum keputusan tertentu dibuat?

Di sinilah struktur formal dan hubungan informal mulai menjadi relevan, ada kemungkinan di dalam perusahaan terjadi konflik kepentingan antar pimpinan. Situasi ini akan menyulitkan bagi investigator internal untuk melaksanakan tugasnya secara independen, terutama apabila ada indikasi pelaku kecurangan memiliki hubungan erat dengan salah satu pimpinan.

Subyek tidak selalu seperti yang terlihat

Salah satu tantangan terbesar dalam melakukan investigasi kecurangan di dalam perusahaan adalah memahami subyek. Jabatan seseorang hanya memberikan sebagian informasi.

• Seorang individu dapat terlihat sebagai staff biasa, tetapi memiliki hubungan sangat dekat dengan atasan.
• Seorang manajer dapat memiliki kewenangan formal yang terbatas, tetapi mempunyai pengaruh besar terhadap keputusan tertentu.
• Seorang pemegang saham dapat tidak terlibat langsung dalam operasional sehari-hari, tetapi memiliki hubungan bisnis yang sangat luas dengan pihak-pihak tertentu baik internal maupun external.
• Seorang pemegang saham secara diam-diam bisa mengatur beberapa orang dalam untuk melaksanakan kepentingan pribadinya, serta melindungi orang-orang pilihannya.

Karena itu investigator harus memahami subyek serta situasi internal dari berbagai faktor:

• Posisi
• Akses
• Otoritas
• Pengaruh
• Hubungan
• Pola Aktifitas

Bukan untuk langsung menyimpulkan keterlibatan seseorang, tetapi untuk menentukan pertanyaan apa yang harus diajukan berikutnya serta melakukan analisa situasi, koneksi, pola kecurangan dan membuat pemetaan/ mapping.

Indikasi dapat mengarahkan strategi investigasi

Investigasi yang baik dimulai dari informasi awal, tetapi tidak dikendalikan oleh asumsi awal.
Misalnya ditemukan pembayaran kepada vendor tertentu.
Pertanyaannya bukan hanya: “Apakah pembayaran ini mencurigakan?”

Investigator harus mengembangkan indikasi :

• Siapa yang memilih vendor?
• Siapa yang melakukan persetujuan penawaran harga dan pembayaran?
• Bagaimana vendor tersebut dipilih?
• Bagaimana catatan rekam jejak pekerjaan termasuk ketelitian dan pelanggaran vendor tersebut?
• Apakah terdapat hubungan dekat antara vendor dengan staff atau manajemen?
• Apakah harga dan kondisi transaksi sesuai dengan proses bisnis?
• Apakah vendor tersebut pernah digunakan sebelumnya?
• Apakah vendor tersebut mendapat prioritas atau pengecualian khusus ?
• Apakah pembayaran kepada vendor tersebut selalu dilakukan lebih cepat ?
• Apakah ada orang dalam berkaitan dengan pemegang saham di perusahaan vendor ?

Setiap jawaban dapat menghasilkan pertanyaan baru, dan setiap pertanyaan dapat membuka arah investigasi yang berbeda.

Mencari pola, bukan sekadar kesalahan

Kecurangan sering kali tidak terlihat dalam satu kejadian. Pola indikasi kecurangan dapat muncul dari kumpulan informasi di lapangan, apabila dilihat secara terpisah terlihat normal. Satu transaksi mungkin tidak memberikan arti yang besar, namun ketika dibandingkan atau dikaitkan dengan transaksi lain, periode waktu, pihak yang terlibat dan hubungan antar individu, kemungkinan dapat muncul adanya indikasi kecurangan yang perlu diperiksa/didalami.

Karena itu investigator harus mampu melihat hubungan antara:

Manusia → Proses → Transaksi → Hubungan → Pola

Tujuannya bukan mencari pembenaran terhadap dugaan awal. Justru sebaliknya, investigator harus siap menemukan bahwa dugaan awal mungkin benar, sebagian benar, atau bahkan tidak benar.

Strategi khusus yang disesuaikan

Karena karakter setiap kasus berbeda, metode investigasi juga tidak dapat ditentukan secara otomatis.
Dalam satu kasus, analisa dokumen dan analisa transaksi mungkin menjadi langkah awal yang paling relevan.
Dalam kasus lain, diperlukan investigasi latar belakang. Pada kondisi tertentu, diperlukan Investigasi lapangan atau pemantauan, dan pada kasus yang sangat spesifik, dapat dipertimbangkan penggunaan Investigasi terselubung (undercover investigation).

Pemilihan metode tersebut harus berlandaskan obyektifitas dan kebutuhan investigasi, bukan sebaliknya.
Seorang investigator tidak seharusnya memaksakan metode tertentu hanya karena metode tersebut pernah berhasil pada kasus sebelumnya. Apa yang berhasil pada perusahaan A belum tentu berhasil pada perusahaan B.

Ketika ‘Intelligence’ tidak cukup, OSINT (Open Source Intelligence) dari sumber terbuka dapat digunakan untuk membantu memperoleh informasi.
Pendekatan secara inteligen lainnya dapat membantu memahami hubungan, latar belakang atau informasi tertentu yang relevan. Namun informasi yang diperoleh tetap membutuhkan verifikasi,  karena informasi yang terlihat atau terdengar meyakinkan bukanlah merupakan fakta.

Dalam melakukan investigasi profesional, informasi perlu dibandingkan dengan sumber lain, dikaitkan dengan konteks dan diuji terhadap fakta yang tersedia. Apabila masih terdapat pertanyaan yang tidak dapat dijawab melalui pendekatan tersebut, maka strategi investigasi lain dapat dikembangkan.
Dalam kondisi tertentu, kebutuhan tersebut dapat mengarah pada pendekatan secara terselubung, namun
keputusan tersebut harus dibuat secara hati-hati berdasarkan objektivitas, pertimbangan risiko dan kebutuhan pendalaman informasi.

Ditengah investigasi, strategi dapat berubah

Salah satu kesalahan dalam investigasi adalah menganggap strategi yang dibuat pada hari pertama harus tetap sama sampai akhir.

Investigasi kecurangan di dalam perusahaan bersifat dinamis.

• Informasi baru dapat mengubah hipotesis investigatif.
• Subyek tambahan dapat muncul.
• Hubungan baru dapat ditemukan.
• Pola transaksi dapat menunjukkan arah yang berbeda.

Karena itu investigator harus melakukan analisa berkelanjutan secara dinamis, sehingga :

• Strategi dapat diperluas, bergantung pada siapa saja yang terlibat, tingkat kompleksitas.
• Strategi dapat dipersempit dan difokuskan , setelah dipastikan pelaku yang terlibat.

Bahkan strategi dapat dihentikan apabila indikasi awal tidak dapat dibuktikan setelah dilakukan verifikasi (jarang terjadi).

Kemampuan untuk mengubah arah bukan tanda bahwa investigasi gagal, justru merupakan bagian dari pertimbangan investigatif yang dinamis. Mengapa penyesuaian sangat penting?
Penyesuaian Investigatif pada akhirnya bukan sekadar memilih metode yang berbeda, Ini adalah cara berpikir.
Seorang Investigator harus selalu menganalisa pola kecurangan, jaringan pelaku, dinamis, memiliki intuisi,  karena:

• Setiap S.O.P. perusahaan berbeda.
• Setiap subyek yang terlibat selalu berbeda.
• Setiap hubungan selalu berbeda
• Setiap indikasi selalu berbeda.

Sehingga setiap investigasi memerlukan strategi bersifat dinamis yang selalu disesuaikan secara khusus.

• Investigasi dimulai dengan pertanyaan, bukan kesimpulan.
• Informasi dikumpulkan untuk membangun pemahaman.
• Hipotesis dibuat untuk diuji.
• Strategi disesuaikan dengan fakta yang ditemukan.

Dalam menangani pengungkapan kecurangan di dalam perusahaan, kami memandang bahwa strategi investigatif harus dibangun pada tahap awal berdasarkan karakter kasus yang sebenarnya, bukan sekadar berdasarkan dugaan awal.
Skala perusahaan, proses bisnis, kedudukan subyek, hubungan internal, lingkungan bisnis, informasi awal dan
tingkat akses dapat menentukan tingkat kompleksitas sebuah investigasi.
Karena itu proses investigasi dapat berkembang melalui:

Indikasi → Pertanyaan → Observasi → Analisa → Hipothesis → Verifikasi → Strategi

Tujuannya Investigasi bukan sekadar menemukan seseorang yang dicurigai.
Tujuannya adalah untuk mengetahui:

• Apa sebenarnya yang terjadi?
• Bagaimana hal tersebut terjadi?
• Siapa saja yang mungkin terlibat?
• Bagaimana hubungan antar pihak terbentuk?
• Seberapa besar jaringan pelaku di dalam perusahaan?
• Sejak kapan aktivitas tersebut berlangsung?

Setiap Subyek berbeda, setiap kasus memiliki pola berbeda, setiap investigasi membutuhkan strategi yang dirancang secara khusus.

Hubungi kami via email : services.pit@proton.me ,  beri kode : ‘CF’ pada subject di email Anda.
Untuk permintaan mendesak, kirimkan chat via whatsapp : +62 0812 1885 8689 dengan kode pesan : URGENT – CF

Perhatian : Pastikan terlebih dahulu bahwa email maupun whatsapp yang Anda gunakan aman dan tidak terkoneksi dengan pihak/perangkat lain.