Investigasi Kecurangan di dalam Perusahaan – Seri 2

Mengapa investigasi kecurangan di dalam perusahaan tidak selalu tepat ditangani oleh orang dalam?

Ketika ditemukan indikasi kecurangan di dalam perusahaan, reaksi pertama biasanya adalah meminta orang dalam untuk melakukan pemeriksaan. Pendekatan ini terlihat praktis karena mereka memahami struktur, sistem, dan orang-orang di dalam perusahaan.
Namun, dalam kasus tertentu, pendekatan tersebut justru dapat menimbulkan risiko.

Masalahnya bukan terletak pada kemampuan orang yang ditugaskan untuk memeriksa, melainkan apakah orang tersebut benar-benar independen, memiliki kemampuan investigatif, dan mampu menjaga kerahasiaan misi investigasi terhadap orang lain termasuk diluar perusahaan?

Beberapa risiko utama yang wajib diperhatikan:

1. Keterbatasan strategi investigasi

Memahami investigasi tidak sama dengan memahami bisnis.
Investigasi atas kecurangan di dalam perusahaan membutuhkan kemampuan membaca indikasi, membangun hipotesis, menentukan arah investigasi, memahami perilaku subyek, memilih metode, melakukan verifikasi, serta menyesuaikan strategi berdasarkan informasi baru.
Tanpa pengalaman investigatif yang memadai, pemeriksaan dapat berubah menjadi sekadar audit administratif, padahal kecurangan sering kali tersembunyi di balik pola, hubungan, dan perilaku.

2. Hubungan dengan pihak yang diinvestigasi

Orang yang ditugaskan kemungkinan memiliki hubungan profesional maupun personal dengan subyek.
teman, atasan, bawahan, rekan kerja, bahkan hubungan keluarga atau bisnis dapat mempengaruhi
objektivitas.
Dalam penanganan investigasi, proximity bias (kecenderungan mempercayai orang dekat) dapat terjadi.
Investigator harus mampu melihat subyek berdasarkan fakta, bukan berdasarkan hubungan dekatnya dan bukan hanya berdasarkan arahan dari pimpinan.
Internal audit, legal, kepatuhan, atau management memiliki fungsi yang sangat penting dalam organisasi. Mereka memahami sistem, prosedur, struktur, kebijakan, dan proses bisnis, tetapi investigasi kecurangan di dalam perusahaan membutuhkan kemampuan serta pengetahuan dan keahlian yang berbeda.

3. Kemungkinan terjadi konflik kepentingan

Tidak dapat diabaikan kemungkinan orang yang ditugaskan sebagai investigator memiliki keterkaitan, kepentingan,
pengetahuan, atau bahkan keterlibatan sebelumnya dalam aktivitas yang sedang diperiksa.
Karena itu, sebelum menunjuk investigator internal, perlu dipertanyakan: “Apakah orang ini benar-benar berada di luar konflik dengan subyek yang sedang diinvestigasi?” dan mampukah melaksanakan tugasnya sebagai investigator tanpa terpengaruh dengan hal-hal lain?
‘INDEPENDENSI’ adalah kebutuhan mutlak dalam melaksanakan investigasi. Investigator internal tidak hanya menjalankan tugas berdasarkan arahan pimpinan, tetapi harus mampu mengembangkan indikasi secara independen, bahkan ketika harus berhadapan dengan arus birokrasi, kepentingan, maupun konektivitas di dalam manajemen perusahaan, termasuk hubungan dengan atasan. INDEPENDENSI tidak dapat dikesampingkan,  justru harus ditempatkan di depan sebagai prinsip utama dalam setiap proses investigasi.

4. Risiko bocornya misi investigasi

Ini merupakan salah satu risiko yang paling serius.
Orang dalam yang ditugaskan melakukan investigasi mungkin tidak mampu menjaga kerahasiaan misi investigasi.
Pertanyaan yang terlalu spesifik, cara meminta dokumen yang tidak biasa, perubahan aktivitas, komunikasi dengan pihak tertentu, atau informasi yang tidak sengaja disampaikan dapat menimbulkan kecurigaan.
Informasi kemudian dapat menyebar kepada pihak lain, dan akhirnya diketahui oleh subyek atau pelaku kecurangan.

Ketika pelaku mengetahui bahwa dirinya sedang diinvestigasi, perilakunya dapat berubah, antara lain:

• Aktivitas perbuatan curang dapat dihentikan sementara.
• Pola dapat berubah.
• Hubungan konspirasi dapat diputus.
• Informasi dapat disembunyikan.
• Penyusunan strategi baru

Sehingga kesempatan untuk memahami pola kecurangan yang dilakukan akan lebih menyulitkan
pengungkapan, karena itu:
KERAHASIAAN INVESTIGASI BUKAN HANYA BAGIAN DARI ADMINISTRASI, TETAPI MERUPAKAN BAGIAN DARI STRATEGI.

5. Risiko karena terlalu cepat menentukan subyek sebagai pelaku

Investigasi internal juga memiliki risiko ‘confirmation bias’
Salah satu tantangan dalam pelaksanaan investigasi kecurangan di dalam perusahaan adalah kecenderungan untuk terlalu cepat menentukan seseorang sebagai pelaku.
Ketika investigator internal telah mencurigai seseorang, setiap informasi dapat secara tidak sadar ditafsirkan untuk membenarkan dugaan tersebut, padahal investigator harus membedakan dengan tegas antara :

• DUGAAN/ INDIKASI
• HIPOTESIS
• BUKTI

Dugaan harus diuji, hipotesis harus diverifikasi, kesimpulan harus didasarkan pada fakta yang dapat
dipertanggungjawabkan untuk memperoleh bukti konkrit.

Pengetahuan internal dan Investigasi Independen :

Bukan berarti internal audit, legal, HR, atau managemen tidak memiliki peran, justru mereka memiliki pengetahuan institusional yang sangat penting, namun dalam kasus kecurangan di dalam perusahaan yang sensitif, kompleks, atau berpotensi melibatkan orang-orang dalam organisasi, perusahaan perlu mempertimbangkan kombinasi:

PENGETAHUAN INTERNAL + INVESTIGASI INDEPENDEN + STRATEGI INVESTIGASI

Team Internal memahami perusahaan secara internal, tetapi team kami membawa perspektif yang lebih objektif, pengalaman investigatif, dan tentunya tidak memiliki hubungan internal dengan orang -orang di dalam perusahaan.

Karena pada akhirnya, tujuan investigasi bukan sekadar menemukan seseorang untuk disalahkan.
Tujuannya adalah uuntuk mengetahui:

• Apa yang terjadi.
• Bagaimana hal tersebut terjadi.
• Siapa saja yang terlibat.
• Seberapa besar dampaknya.
• Apakah masih berlangsung.

Misi utama dilakukannya investigasi kecurangan di dalam perusahaan adalah :

Membongkar pola, jaringan, serta cara menghentikan kebocoran sebelum kerugian menjadi lebih besar

Mengapa investigasi di dalam perusahaan tidak selalu tepat ditangani oleh orang dalam?

Pengetahuan internal mengenai perusahaan memang sangat penting, namun tidak sama dengan memahami pola strategi investigasi.
Investigator harus mampu membaca indikasi, menyusun hipotesis, menentukan arah investigasi, melakukan observasi, memetakan hubungan, melakukan verifikasi, dan mengubah strategi apabila ditemukan fakta baru.

Investigasi oleh orang dalam memiliki risiko karena hubungan personal dan profesional dengan subyek.

Kedekatan tersebut dapat mempengaruhi objektivitas investigasi. Karena itu dalam kasus yang sensitif, kompleks, atau berpotensi melibatkan banyak pihak, KEMANDIRIAN menjadi bagian penting dari strategi investigasi.
Informasi yang mendukung dugaan lebih mudah dianggap penting, sementara informasi yang bertentangan dapat kurang diperhatikan. Namun persoalannya tidak berhenti pada pembiasan.

Risiko yang lebih besar adalah pemetaan investigasi menjadi terlalu sempit.
Jika investigator internal hanya berfokus pada satu subject, maka pihak-pihak lain yang mungkin terlibat menjadi tidak teridentifikasi. Padahal, seseorang yang terbukti melakukan tindakan kecurangan dalam perusahaan kemungkinan hanya selaku pelaksana, belum tentu merupakan:

• Perancang utama/ Mastermind
• Pengatur
• Fasilitator
• Pengambil keuntungan utama

Menemukan pelaksana belum tentu menemukan perancang utama

Seorang staff dapat terbukti melakukan tindakan kecurangan dalam perusahaan seperti :

• Mengubah data.
• Melakukan transaksi.
• Menggunakan akses.
• Menyalahgunakan kewenangan.
• Menjalankan instruksi tertentu.

Tetapi pertanyaan investigatif berikutnya adalah :

• Apakah pelaku bertindak sendiri? , Jika tidak, siapa yang memberikan instruksi?
• Apa misi utama dan siapa pengagas/perancang kecurangan?
• Siapa saja yang mengetahui?
• Siapa saja yang membantu/memfasilitasi?
• Siapa saja yang memperoleh manfaat utama?
• Siapa saja yang memiliki kepentingan terhadap tindakan tersebut?

Seorang subyek dapat mengakui bahwa dirinya melakukan tindakan tertentu, namun pengakuan tersebut belum tentu mengungkap pihak-pihak lain yang terlibat.
Seseorang dapat mengakui bagian yang sudah sulit disangkal, tetapi belum tentu bersedia mengungkap siapa yang memberikan instruksi atau siapa saja yang memperoleh manfaat.

Karena itu:
Pengakuan harus diverifikasi terhadap fakta lain.

“Perancang utama tidak selalu merupakan orang dalam perusahaan. Kecurangan juga tidak selalu merupakan persoalan internal, seringkali memiliki keterkaitan dengan pihak luar”

Sangat mungkin terdapat pihak luar yang memiliki kepentingan terhadap suatu transaksi, kontrak, pembelian ,aset, informasi strategis, atau keputusan perusahaan.

Namun pihak tersebut tidak memiliki akses langsung ke dalam sistem perusahaan, sehingga memanfaatkan orang dalam yang menyediakan :

• Akses Informasi
• Otoritas
• Kesempatan
• Pelaksana

Karena itu, kami tidak hanya melihat pada struktur organisasi perusahaan. Kami juga harus mempelajari berbagai faktor serta situasi seperti :

• Koneksi Internal
• Koneksi eksternal
• Hubungan bisnis
• Hubungan personal
• Komunikasi
• Transaksi
• Kepentingan
• Pola interaksi tertentu
• Pemetaan Investigatif

Disinilah pengalaman serta kemampuan investigator menjadi sangat penting, semakin luas jaringan koneksi kecurangan dalam perusahaan yang harus dipetakan, maka semakin besar waktu serta analisa yang dibutuhkan. Kompleksitas pelaksanaan, skala struktural dan jaringan perusahaan termasuk koneksi ke pihak eksternal turut menentukan jangka waktu proses pelaksanaan investigasi yang dilakukan.

Pimpinan Perusahaan sering melihat biaya investigasi dari sisi  pengeluaran, padahal dampak kerugian akibat perbuatan kecurangan di dalam perusahaan yang jauh lebih besar, sulit dihitung karena terjadi berkelanjutan sehingga kerugian di internal perusahaan secara pasti dan terus menerus mengikis keuntungan, sekalipun sulit,  dapat diprediksi:

• Berapa besar kerugian yang mungkin terus terjadi?
• Berapa banyak transaksi yang mungkin terus dimanipulasi?
• Berapa banyak aset yang mungkin hilang?

Hubungi kami via email : services.pit@proton.me ,  beri kode : ‘CF’ pada subject di email Anda.
Untuk permintaan mendesak, kirimkan chat via whatsapp : +62 0812 1885 8689 dengan kode pesan : URGENT – CF

Perhatian : Pastikan terlebih dahulu bahwa email maupun whatsapp yang Anda gunakan aman dan tidak terkoneksi dengan pihak/perangkat lain.